POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

  1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE

RAZÓN SOCIAL: OCESA COLOMBIA S.A.S. (“Ocesa”)
DOMICLIO: BOGOTÁ
CORREO ELECTRÓNICO: notificacionesocesacolombia@cie.com.mx
TELÉFONO +57 1 6605006.

 

  1. OBJETIVO

La presente política de privacidad y tratamiento de datos personales (en adelante la “Política”) tiene como objeto establecer los lineamientos conforme a los cuales Ocesa realizará el tratamiento de Datos Personales contenidos en sus bases de datos, buscando siempre prevenir el uso y manejo indebidos de los mismos y garantizando medidas de seguridad y confidencialidad adecuadas. En la presente Política se establecen los derechos y responsabilidades de los Titulares de la información, así como los deberes y compromisos de Ocesa en la utilización de dicha información.

Asimismo, esta Política contiene los principios y parámetros generales que deben observarse en el tratamiento de datos personales y datos personales sensibles por parte de Ocesa o de cualquier funcionario y/o empleado de Ocesa, o de terceros que éste designe como encargados.

Por lo anterior, los Titulares deberán consultar esta Política o el correspondiente Aviso de Privacidad, cuando corresponda de manera previa a la entrega de información personal. Lo establecido en el presente documento será de aplicación al tratamiento de los datos personales y datos personales sensibles suministrados físicamente, así como a través de mecanismos no presenciales (por ejemplo el sitio web www.ocesa.co, sistemas de información, correos electrónicos, etc.) de Ocesa, razón por la cual se recomienda estar al tanto de los mismos antes de utilizar o consultar con Ocesa; de no estar de acuerdo con la presente Política, los Titulares deberán abstenerse de utilizar el sitio web y demás sistemas de información, de Ocesa o de proporcionar sus datos a Ocesa.

  1. ALCANCE

La presente Política será aplicable al tratamiento de datos de Usuarios del sitio web, proveedores, contratistas, empleados, clientes y/o terceros cuyos datos personales hayan sido recolectados por Ocesa a través de diferentes medios tales el sitio web de Ocesa; correos electrónicos, o por cualquier otro mecanismo presencial o no presencial.

En este sentido, todos los colaborares de Ocesa observarán y guardarán esta Política en el cumplimiento de sus actividades y funciones. De no existir un vínculo laboral, en los contratos se entenderá incluida una cláusula para que quien actué en nombre o representación de Ocesa respete y cumpla está Política. De esta forma, de acuerdo con lo dispuesto por los artículos 17 y 18 de la Ley 1581 de 2012, este documento también será tanto el manual interno de políticas y procedimientos, como la política de tratamiento de la información.

  1. GLOSARIO
    • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
    • Aviso de Privacidad: Se refiere al texto que se pondrá a disposición de los Titulares cuando no sea posible revelar esta Política de Privacidad.
    • Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento por parte de Ocesa o de un tercero encargado por ésta.
    • Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta de Ocesa.
    • Información/Datos Personales: Se refiere a cualquier información que sea tratada por Ocesa o por un tercero que éste designe y que identifica a una persona, o que puede razonablemente ser utilizada para identificar una persona, ya sea directa o indirectamente, sola o combinada con otros datos. Dentro de esta definición se incluye, entre otros, los siguientes tipos de información:
      1. Datos de identificación
        b. Datos de Contacto
        c. Datos financieros y/o crediticios
        d. Demás datos que generalmente se utilizan para identificar a las personas.
    • Datos Personales Sensibles: Se refiere a los datos personales que si se utilizan de manera incorrecta, podrían causar la discriminación del titular, estos datos incluyen información que revele el origen ración o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, los relativos a la salud, a la vida sexual o datos biométricos, entre otros.
    • Responsable del Tratamiento: Será Ocesa, al ser la entidad que decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los Datos Personales.
    • SIC: Se refiere a la Superintendencia de Industria y Comercio.
    • Sistemas de información de Ocesa: Son los sistemas de información de Ocesa para el desarrollo de su objeto social.
    • Sitio Web de Ocesa: Será www.ocesa.co
    • Tercero: La persona física o moral, nacional o extranjera distinta del Titular o de Ocesa.
    • Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
    • Transferencia: Actividad que tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, envía información o datos personales a un tercero que actuará como Responsable de los datos y que podrá estar dentro o fuera del país.
    • Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, teniendo por objeto que se realice el Tratamiento por parte de un Encargado por cuenta del Responsable.
    • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
    • Usuario: Cualquier persona natural que acceda al Sitio Web de Ocesa y/o que se suscriba a éste.

 

  1. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN PERSONAL POR PARTE DE OCESA

Teniendo en cuenta las diferentes Bases de Datos de Ocesa, éste recolecta la información de los Titulares con las finalidades generales que se describen a continuación, sin embargo, al momento de solicitar la autorización previa y expresa del titular, se le informará a este último las finalidades específicas para las cuales recolecta su información. A continuación se encuentran las finalidades generales:

5.1. DATOS PERSONALES OBJETO DE TRATAMIENTO

A efectos de realizar de manera adecuada sus actividades, y de ejecutar su objeto social Ocesa recolectará Datos Personales de los Titulares que serán tratados con las finalidades expresamente informadas, o según se dispone en esta Política. En este sentido, los Datos Personales que se tratan serán aquellos directamente obtenidos de los Titulares por la relación comercial, laboral o de cualquier otro tipo con estos. Frente a los datos que se recolecten, Ocesa obtendrá la respectiva autorización e informará a los Titulares sobre los datos que en su momento se colecten para realizar el tratamiento. En este sentido, los Datos Personales podrán ser obtenidos a través de los diferentes canales o formatos que son diligenciados en el establecimiento de la relación de los Titulares con Ocesa, por ejemplo: aplicaciones a posiciones en la empresa, suscripción a la página web de Ocesa, vinculación como proveedores de servicios, a través de páginas web, entre otros.

Dentro de los principales Datos Personales que se podrán recolectar se encuentran los siguientes: Nombre, dirección e información de contacto; fecha de nacimiento; información financiera, preferencias de consumo; información que permita ofrecer mejores servicios, entre otras. En todo caso, al momento de obtener la Autorización del Titular se le informará de manera específica los Datos Personales objeto del tratamiento.

5.2. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES TRATADOS POR OCESA

5.2.1. Información Personal solicitada a través del Sitio Web de Ocesa a los Usuarios

En desarrollo del objeto social de Ocesa se recolecta información de Usuarios a través del Sitio Web que se suscriben para recibir información y novedades sobre los eventos promovidos por Ocesa. En este sentido, los Datos Personales de los Usuarios podrán ser utilizados de manera general para las siguientes finalidades:

      • Mantener informado a los Usuarios sobre los diferentes eventos, espectáculos, novedades, promociones, ofertas, campañas, y demás actividades realizadas por Ocesa en cumplimiento de su objeto social;
      • Brindar la mejor experiencia personalizada en los servicios que Ocesa proporciona, directamente y/o a través de terceros encargados de la atención de los clientes que adquieren boletería para asistir a los eventos promovidos por Ocesa;
        • Enviar por sí mismo o a través de terceros información/noticias de su interés, ya sean propios o de nuestros anunciantes y publicidad de terceros con quién Ocesa tenga celebrados convenios. Esta información podrá contener comunicaciones sobre promociones, ofertas, invitaciones, mensajes de bienvenida, encuestas, notificaciones, estudios de mercado, comercialización de boletería y demás servicios prestados por Ocesa y/o terceros vinculados, lo anterior para poder mantener informado al titular sobre eventos, espectáculos, novedades, promociones, ofertas, campañas, y demás actividades realizadas por Ocesa.
        • Promocionar eventos, levantar registros estadísticos, y mejorar los servicios de Ocesa, publicidad de terceros con quién Ocesa tenga celebrados convenios y contenidos.
        • Gestionar un análisis permanente de las preferencias, hábitos de consumo, gustos y perfilamiento de los clientes en aspectos estadísticos, entre otros.
        • Así como comunicar sobre la información que se genere con ocasión a las actividades administrativas, comerciales y de contacto para dar cumplimiento al objeto social de Ocesa.

El Titular de los datos al registrarse en el Sitio Web de Ocesa otorgará su consentimiento libre y voluntario para que el tratamiento se realice en los términos establecidos en el Aviso de Privacidad que se ponga a su disposición. En el entendido de que si el Usuario decidiera no proporcionar información obligatoria, este no podrá acceder a los servicios que efectivamente requieren de dicha información, sin embargo, podrá tener acceso a todos los demás servicios que no requieran dicha información. Ocesa en ningún caso y bajo ninguna circunstancia recolecta a través del Sitio Web Datos Personales Sensibles como origen racial o étnico, estado de salud actual, información genética, creencias religiosas, filosóficas y morales, afiliación sindical, opiniones políticas, preferencia sexual, etc.

El acceso, rectificación, cancelación, u oposición al tratamiento de los Datos Personales por parte del Usuario, se podrá realizar mediante el envío de un correo electrónico a la dirección: notificacionesocesacolombia@cie.com.mx, en donde deberá mencionar su deseo de acceder, rectificar, revocar y/o cancelar su consentimiento de uso de sus Datos Personales.

5.2.2. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE LA BASE DE DATOS DE RECURSOS HUMANOS:

Para el caso de los datos personales de empleados, personal, y aspirantes y cualquier otro tipo de persona que pueda tener vinculación alguna con el departamento de Recursos Humanos de Ocesa, se los datos personales únicamente podrán ser tratados con las siguientes finalidades:

      • Realizar la gestión y administración de los Recursos Humanos de Ocesa;
        • Realizar el pago de nómina;
        • Desarrollar y ejecutar planes y políticas internas de Recursos Humanos
        • Dar cumplimiento a las normas laborales y tributarias
        • Todas las actividades y tratamiento que sean necesarias para dar cumplimiento al contrato laboral.
        • Las demás establecidas en la correspondiente Autorización del Titular.

5.2.3. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE LA BASE DE DATOS DE PROVEEDORES, CONTRATISTAS, ALIADOS, PATROCINADORES, Y CLIENTES CORPORATIVOS

En relación con los Datos Personales de proveedores, contratistas, aliados, y patrocinadores, así como en desarrollo de su objeto social Ocesa podrá contar con los datos de contactos comerciales de sus clientes corporativos, podrán ser usados para la siguiente finalidades:

      • Verificar la idoneidad y competencia de los proveedores o contratistas, atendiendo las características de los bienes o servicios que se contraten con el proveedor.
        • Alimentar el registro de proveedores, contratistas, aliados, patrocinadores, clientes de Ocesa.
        • Realizar el pago por productos vendidos o servicios prestados.
        • Hacer seguimiento a las diferentes interacciones que tenga con el proveedores, contratistas, aliados, y patrocinadores, por cualquier medio.
        • Contactar al proveedores, contratistas, aliados, y patrocinadores, en caso de requerir servicios y/o bienes adicionales.
      • En general los citados Datos Personales se utilizarán para la correcta ejecución del contrato y/o relación comercial que pueda existir con Ocesa, y para las finalidades que se establezcan en el correspondiente documento de vinculación.
        • Proporcionarle información relacionada con la ejecución de la relación comercial con Ocesa;
        • El envío de documentos o información relacionada con Ocesa;
        • Todas las actividades y tratamiento que sean necesarias para dar cumplimiento a las actividades desarrolladas por Ocesa que tengan que ver con los clientes.

 

  1. MEDIDAS DE SEGURIDAD IMPLEMENTADAS PARA CONSERVAR LA PRIVACIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

Ocesa utiliza la tecnología más avanzada y los procesos para la protección de la información proporcionada por los Titulares de los Datos Personales que se encuentran a su disposición. Igualmente, implementa medidas de confidencialidad adecuadas. Esta tecnología cifra, codifica y previene la intercepción de la información suministrada por el Internet. Ocesa establece y mantiene medidas de seguridad administrativas, técnicas y físicas que permiten proteger los Datos Personales contra: daños, pérdida o alteración, destrucción, o el uso, acceso o tratamiento no autorizado. Ocesa contiene hipervínculos o hipertextos «links», banners, botones y herramientas de búsqueda en la World Wide Web que al ser oprimidos o utilizados por los usuarios conllevan a otros portales o sitios de Internet propiedad de terceros. No obstante que en algunos casos estos sitios o portales de terceros se encuentran enmarcados con la barra de navegación o el look & feel de Ocesa, la Información que el Titular llegase a proporcionar a través de esos sitios o portales no se encuentra cubierta o contemplada por esta Política y su manejo o utilización no es responsabilidad de Ocesa, por lo que recomendamos a nuestros usuarios verificar los avisos y Políticas de Privacidad desplegadas o aplicables a estos sitios o portales de terceros y demás Bases de Datos tratadas por Ocesa. Ocesa implementa medidas precautorias administrativas, técnicas y físicas para resguardar la Información Personal del Titular de pérdidas, robos, o uso indebidos así como del acceso, la divulgación, modificación o destrucción no autorizados.

Los servicios online emplean cifrado SSL (Secure Sockets Layer) en todas las páginas web en las que se solicita Información Personal a fin de proteger la confidencialidad de la Información Personal durante la transmisión a través de Internet. Al utilizar algunos productos, servicios o aplicaciones online de Ocesa, propias o de terceros como son foros, blogs o redes sociales, la Información Personal que comparte el titular es visible para otros Usuarios, que pueden leerla, recopilarla o utilizarla. El Titular será responsable por la Información Personal que decida proporcionar en estos casos.

  1. TRANSFERENCIA Y/O TRANSMISIÓN DE INFORMACIÓN PERSONAL

Es posible que Ocesa deba Transferir o Transmitir los Datos Personales de los Titulares a terceros, incluyendo patrocinadores, publicistas, contratistas y/o socios comerciales, especialmente a quienes realicen la atención a los clientes de los eventos promovidos por Ocesa. Igualmente los Datos Personales de los Titulares podrán ser Transmitidos o Transferidos a empresas vinculadas, subordinadas, afiliadas o casa matriz de Ocesa, empresas que podrán estar localizadas en países diferentes a Colombia que ofrezcan niveles diferentes de protección de datos personales a los establecidos en Colombia. La información que sea objeto de Transferencia o Transmisión podrá ser utilizada para diversos objetivos comerciales, como lo es el proporcionar datos estadísticos a anunciantes potenciales, enviar publicidad a los usuarios de acuerdo con sus intereses específicos, conducir investigaciones de mercadeo, y otras actividades o promociones que Ocesa considere apropiadas. Ocesa también podrá revelar información cuando por mandato de ley y/o de autoridad competente le fuere requerido o por considerar de buena fe que dicha revelación es necesaria para: I) cumplir con procesos legales; II) cumplir con el Convenio del Usuario; III) responder reclamaciones que involucren cualquier Contenido que menoscabe derechos de terceros o; IV) proteger los derechos, la propiedad, o la seguridad de Ocesa, sus Usuarios y el público en general. En cualquier caso, los Avisos de Privacidad o Autorizaciones respectivas, informarán al Titular sobre la Transferencia o Transmisión de sus Datos Personales. En todo caso Ocesa garantiza la seguridad y confidencialidad de la Información Personal.

  1. USO DE «COOKIES» Y WEBBEACONS

En el Sitio Web de Ocesa, se hace uso de herramientas que permiten obtener información de forma pasiva del Usuario como cookies y web beacons y como una herramienta de uso común para registrar el comportamiento de navegación en línea (tracking). Las cookies son archivos de texto que son descargados automáticamente y almacenados en el navegador y/o disco duro del equipo de cómputo del usuario al navegar en un sitio de internet y que permiten al sitio recordar algunos datos del usuario. Ocesa utiliza cookies para permitir recordar al navegador los datos de suscripción y de contacto, así como la ciudad o zona geográfica que seleccionas al consultar los eventos.

Ocesa o sus anunciantes dentro del sitio y aplicaciones móviles de Ocesa pueden utilizar cookies como herramientas de seguimiento de comportamiento. También puede utilizar web beacons y tecnologías similares. Se utilizan estas herramientas para reconocer a clientes nuevos o pasados; para almacenar tu contraseña con la que estas registrado en nuestros sitios; para mejorar de la experiencia de uso en nuestros sitios; para mostrar contenido publicitario que pudiera ser de tu interés. Para lograrlo, podemos observar tu comportamiento de navegación en nuestro sitio y otros. También podemos recabar información sobre tu historial de navegación; para entender de mejor manera los intereses de los consumidores y los visitantes de los sitios en línea de Ocesa; y para medir el flujo de tráfico al sitio

Cierta publicidad en Ocesa.co puede ser basada en comportamiento de navegación, en sitios de Ocesa o externos. Tu navegador puede darte la opción de controlar el uso de cookies. Como hacerlo depende del tipo de cookies. Algunos navegadores pueden ser configurados para rechazar el uso de cookies. Si decides bloquear las cookies en tu navegador, características y funcionalidades del sitio en línea pueden no funcionar.

  1. MEDIOS Y PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACIÓN DE LA POLÍTICA

La presente Política será el medio para la notificación de cambios o actualizaciones, el cual estará publicado en

  1. DERECHOS DE LOS TITULARES

Los Titulares de los Datos Personales y Datos Personales Sensibles que reposen en las Bases de Datos de Ocesa tendrán los siguientes derechos y los demás que consagre la regulación local aplicable:

    • Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales. Pudiendo ejercer este derecho, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
    • Solicitar prueba de la Autorización otorgada salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, según lo establezcan las normas aplicables.
    • Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales y Datos Personales Sensibles.
    • Presentar ante la SIC quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
    • Revocar la Autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la SIC haya determinado que en el tratamiento se ha incurrido en conductas contrarias a la regulación aplicable.
    • Acceder en forma gratuita, según lo establecido en las normas aplicables, a sus Datos Personales y Datos Personales Sensibles que hayan sido objeto de Tratamiento.
  1. MECANISMOS PARA EJERCER LOS DERECHOS VINCULADOS A LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

Para el ejercicio de sus derechos, los Titulares, tendrán a su disposición los medios de comunicación adecuados. En este sentido, dentro de Ocesa existe un área encargada de velar por el cumplimiento de la presente Política, la cual atenderá además las consultas y reclamos de los Titulares de los Datos Personales y Datos Personales Sensibles, en ejercicio de sus derechos. Dicha área podrá ser contactada en el correo electrónico: notificacionesocesacolombia@cie.com.mx

11.1. Consultas

El Titular o su representante, podrá consultar la información personal del Titular entregada a Ocesa, para lo cual deberá formular una solicitud por el medio habilitado por Ocesa.

Ocesa deberá atender la consulta en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma; cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

11.2. Reclamos

El Titular o su representante podrán solicitar la corrección, actualización o supresión, presentando un reclamo el cual deberá ser tramitado mediante solicitud escrita que contenga los siguientes datos:

    • Identificación del Titular
      • Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo,
      • Dirección de correspondencia del Titular.
      • Documentos soporte de la solicitud.

Ocesa requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que aporte documentos adicionales, en los casos en que resulte incompleta la solicitud.

Dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. Recibido el reclamo, se incluirá dentro de los dos (2) días siguientes a la recepción del reclamo una nota dentro de la base de datos respectiva, en donde se establezca que un reclamo se encuentra en curso.

Ocesa o quien corresponda atenderá el reclamo dentro de los quince (15) días hábiles siguientes contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. En caso de no ser posible atenderlo en ese término, se informará al interesado, y se informarán las razones de la demora, y se dará respuesta en un término de máximo ocho (8) días.

Los Titulares podrán en todo momento rectificar, conocer y actualizar sus datos, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. De conformidad con la Ley, Ocesa podrá negar el acceso a los Datos Personales, o la revocatoria de la autorización, o la solicitud de supresión de un dato en los siguientes casos:

  1. Cuando el solicitante no sea el Titular de los Datos Personales, o el causahabiente, o el representante legal no esté debidamente acreditado para ello;
    b. Cuando el solicitante no sea una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales, o no medie orden judicial.
    c. Cuando el Titular tenga un deber legal de permanecer en la base de datos.
    d. Cuando en su base de datos, no se encuentren los datos personales del solicitante;
    e. Cuando se lesionen los derechos de un Tercero;
    f. Cuando exista un impedimento legal, o la resolución de una autoridad competente, que restrinja el acceso o los datos personales, o no permita la rectificación, cancelación u oposición de los mismos; y
    g. Cuando la rectificación, cancelación u oposición haya sido previamente realizada.
  1. TÉRMINO DE ALMACENAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL RECOLECTADA POR OCESA

Cuando la Información Personal recolectada deje de ser necesaria para el cumplimiento de las finalidades previstas en la presente Política, en el respectivo Aviso de Privacidad o en la Autorización y en las disposiciones jurídicas aplicables, tus Datos Personales serán eliminados de la Base de Datos de Ocesa.

  1. CAMBIOS DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS DE OCESA

Ocesa se reserva el derecho de efectuar, modificaciones a la presente Política, que rige a partir de su publicación. De conformidad a lo establecido en el artículo 5 del Decreto 1377 de 2013, cuando se presenten cambios sustanciales, referidos a la identificación del responsable y a la finalidad del Tratamiento, los cuales afecten el contenido de la autorización será necesario comunicar dichos cambios al Titular. Además, Ocesa obtendrá del titular una nueva autorización cuando el cambio se refiera a la finalidad del tratamiento.

  1. INFORMACIÓN DE NIÑOS Y/O ADOLESCENTES MENORES DE 18.

Ocesa no recolecta Información proveniente de Usuarios menores de 18, sin embargo, cuando se obtengan Datos Personales de niños, niñas y adolescentes, se obtendrá la Autorización de los padres o tutor del menor.

En caso de usar una copia impresa de este documento, verificar que el número de versión sea consistente con la versión vigente disponible en el Portal Web de Ocesa.

Esta Política fue revisada en julio de 2020 y se encuentra actualmente vigente.

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